Pravila zaštite i obrade ličnih podataka - Rukomet 360

PRAVILA OBRADE I ZAŠTITE LIČNIH PODATAKA Sistem Rukomet 360 Ovim pravilima definišu se osnovna pravila obrade i zaštite ličnih podataka putem sistema **Rukomet 360**, u skladu sa važećim propisima Bosne i Hercegovine o zaštiti ličnih podataka i, kada je primjenjivo, principima Opće uredbe o zaštiti podataka – GDPR-a. Cilj ovih pravila je osigurati da se lični podaci igrača, službenih lica, predstavnika klubova i drugih osoba koje se evidentiraju kroz sistem obrađuju isključivo u opravdane i unaprijed određene svrhe, uz odgovarajući nivo sigurnosti, povjerljivosti i odgovornosti svih učesnika. 1. Osnovni principi obrade Lični podaci obrađuju se u skladu sa principima: * zakonitosti, pravičnosti i transparentnosti; * ograničenja svrhe; * minimiziranja podataka; * tačnosti podataka; * ograničenja perioda čuvanja; * integriteta i povjerljivosti; * odgovornosti svakog učesnika za obradu koju vrši u okviru svojih ovlaštenja. Podaci se ne smiju prikupljati, unositi, koristiti ili dalje obrađivati samo zato što sistem tehnički omogućava njihov unos. Svaki podatak mora imati jasnu svrhu i odgovarajući pravni osnov. 2. Uloge i odgovornosti Nadležni savez, liga odnosno organizator takmičenja koji određuje svrhu registracije, licenciranja, evidencije takmičara, službenih lica, vođenja takmičenja i drugih povezanih aktivnosti, u pravilu nastupa kao **kontrolor ličnih podataka**. Klub je odgovoran za podatke koje prikuplja od svojih igrača, službenih lica i drugih osoba, uključujući: * zakonitost njihovog prikupljanja; * postojanje odgovarajućeg pravnog osnova; * tačnost i ažurnost podataka; * pribavljanje saglasnosti kada je ona potrebna; * čuvanje dokumentacije kojom se dokazuje zakonitost obrade; * zakonito dostavljanje podataka u sistem Rukomet 360. **BaciPogled.ba** pruža tehničku platformu Rukomet 360 i, kada obrađuje lične podatke prema dokumentovanim uputama kontrolora, nastupa kao **obrađivač podataka**. BaciPogled.ba ne određuje samostalno svrhu registracije, licenciranja, prava nastupa ili druge službene svrhe takmičenja, osim u dijelu koji se odnosi na tehničko funkcionisanje, sigurnost i administraciju sistema. 3. Obaveze kluba i ovlaštenih korisnika Klub i njegovi ovlašteni korisnici dužni su: * prikupljati samo podatke koji su potrebni za provođenje takmičenja; * osigurati odgovarajući pravni osnov za obradu; * za maloljetna lica pribaviti potrebnu saglasnost kada je ona propisana ili potrebna; * voditi računa o tačnosti imena, prezimena, datuma rođenja, fotografije, JMBG-a i drugih podataka; * redovno ažurirati podatke; * zatražiti ispravku ili brisanje kada za obradu više ne postoji osnov; * omogućiti pristup samo ovlaštenim osobama; * spriječiti dijeljenje korisničkih naloga i lozinki; * prijaviti svaki sigurnosni incident bez nepotrebnog odlaganja; * čuvati dokumentaciju i saglasnosti kojima mogu dokazati zakonitost unosa podataka. Unosom igrača, službenog lica ili druge osobe u sistem korisnik potvrđuje: * da postupa u ime kluba ili druge ovlaštene organizacije; * da ima ovlaštenje za unos; * da su uneseni podaci prema njegovom najboljem saznanju tačni; * da postoji odgovarajući pravni osnov za obradu; * da je pribavljena potrebna saglasnost kada se obrada zasniva na saglasnosti. 4. Podaci maloljetnih osoba Posebna pažnja mora biti posvećena obradi podataka maloljetnih igrača. Podaci maloljetnika ne smiju se unositi samo zato što postoji tehnička mogućnost njihovog unosa. Klub mora prethodno provjeriti: * da postoji odgovarajući pravni osnov; * da je obrada podataka potrebna za registraciju, licenciranje ili takmičenje; * da je, kada je potrebno, pribavljena odgovarajuća saglasnost roditelja, staratelja ili drugog ovlaštenog lica. Posebno se mora voditi računa o obradi fotografija, identifikacionih podataka i JMBG-a maloljetnih osoba. 5. Fotografije Fotografija unesena u Rukomet 360 koristi se prvenstveno radi: * identifikacije igrača ili službenog lica; * registracije; * licenciranja; * provjere identiteta; * kontrole prava nastupa; * provođenja takmičenja. Fotografije se ne smiju preuzimati ili koristiti za: * privatne zbirke; * društvene mreže; * reklamiranje; * komercijalne kampanje; * izradu profila lica; * automatsko prepoznavanje lica izvan sistema; * druge svrhe koje nisu povezane sa takmičenjem, bez posebnog pravnog osnova odnosno odgovarajuće saglasnosti kada je potrebna. 6. Posebna pravila za JMBG Jedinstveni matični broj građana – **JMBG** predstavlja lični identifikacioni podatak čija obrada zahtijeva poseban nivo pažnje, ograničenja pristupa i zaštite. JMBG se kroz sistem Rukomet 360 smije obrađivati isključivo kada je njegovo prikupljanje potrebno za: * registraciju; * licenciranje; * identifikaciju osobe; * kontrolu prava nastupa; * vođenje službenih zapisnika; * vođenje evidencija takmičenja; * druge službene potrebe utvrđene propisima, propozicijama, pravilnicima, odlukama ili drugim aktima nadležnog saveza, lige ili organizatora takmičenja. Nadležni savez, liga odnosno organizator takmičenja odgovoran je za utvrđivanje svrhe i odgovarajućeg pravnog osnova za prikupljanje i obradu JMBG-a. Klub, službeno lice ili drugo ovlašteno lice koje pribavlja i unosi JMBG u sistem odgovorno je za: * zakonitost njegovog prikupljanja; * tačnost unesenog JMBG-a; * postojanje odgovarajućeg pravnog osnova; * pribavljanje prethodne pisane saglasnosti osobe kada se obrada zasniva na saglasnosti; * čuvanje dokaza o saglasnosti ili drugom odgovarajućem pravnom osnovu. Unosom JMBG-a u sistem korisnik potvrđuje da je za njegov unos ovlašten i da je podatak pribavljen u skladu sa važećim propisima, propozicijama takmičenja, pravilnicima i drugim aktima nadležnog saveza ili lige. 7. Obrada JMBG-a od strane BaciPogled.ba BaciPogled.ba obrađuje JMBG isključivo u okviru pružanja tehničke usluge sistema Rukomet 360 i u skladu sa uputama kontrolora. JMBG se ne koristi za: * marketing; * oglašavanje; * profiliranje korisnika; * komercijalne baze podataka; * prodaju podataka; * druge svrhe koje nisu povezane sa funkcionisanjem sistema i službenim potrebama takmičenja. BaciPogled.ba preduzima odgovarajuće tehničke i organizacione mjere radi zaštite JMBG-a od: * neovlaštenog pristupa; * izmjene; * gubitka; * uništenja; * neovlaštenog kopiranja; * objavljivanja; * distribucije. JMBG neće biti učinjen dostupnim neovlaštenim trećim licima, osim kada za to postoji zakonska obaveza, zahtjev nadležnog organa, dokumentovana instrukcija kontrolora ili drugi odgovarajući pravni osnov. 8. JMBG u zapisnicima i službenim dokumentima JMBG može biti prikazan u zapisnicima, registracionim dokumentima, licencama, izvještajima ili drugim službenim evidencijama samo kada je takav prikaz potreban i predviđen propozicijama, pravilnicima, odlukama ili drugim aktima nadležnog saveza odnosno lige i kada za takvu obradu postoji odgovarajući pravni osnov. Činjenica da sistem omogućava generisanje, pregled, štampanje ili preuzimanje dokumenta koji sadrži JMBG ne znači da je taj dokument dozvoljeno javno objavljivati. Takav dokument smatra se službenim dokumentom sa ličnim podacima i mora se koristiti isključivo za svrhu za koju je generisan. 9. Zabrana javnog objavljivanja JMBG-a Dokument, zapisnik, izvještaj ili druga evidencija koja sadrži JMBG ne smije se javno objavljivati bez odgovarajućeg pravnog osnova odnosno, kada je primjenjivo, prethodne izričite pisane saglasnosti osobe na koju se podatak odnosi. Posebno nije dozvoljeno objavljivanje takvog dokumenta na: * Facebooku; * Instagramu; * TikToku; * X-u i drugim društvenim mrežama; * javno dostupnim web stranicama; * javnim Facebook, Viber, WhatsApp, Telegram ili drugim grupama; * forumima; * medijskim portalima; * javnim servisima za dijeljenje dokumenata; * drugim javno dostupnim digitalnim ili fizičkim kanalima. Prije eventualnog javnog objavljivanja zapisnika ili drugog dokumenta potrebno je ukloniti, zamagliti, prekriti ili na drugi odgovarajući način anonimizirati JMBG i druge podatke čije javno objavljivanje nije potrebno. 10. Odgovornost za dokumente izvezene iz sistema Generisanjem, preuzimanjem, štampanjem, screenshotom ili drugim izvozom podataka nastaje kopija koja se nalazi izvan neposredne kontrole sistema Rukomet 360. Lice koje izvrši izvoz odgovorno je da dokument: * koristi isključivo u službene svrhe; * čuva na siguran način; * ne ostavlja bez nadzora; * ne dostavlja neovlaštenim licima; * ne objavljuje javno bez odgovarajućeg pravnog osnova; * po prestanku potrebe sigurno uništi ili izbriše. Odgovornost za neovlašteno javno objavljivanje ili dalju distribuciju dokumenta nakon što je dokument zakonito generisan ili preuzet iz sistema snosi lice odnosno organizacija koja je izvršila takvu radnju, u skladu sa njenim obavezama prema važećim propisima. BaciPogled.ba ne određuje svrhu niti način daljeg korištenja dokumenta nakon njegovog zakonitog preuzimanja od strane ovlaštenog korisnika i ne odgovara za neovlašteno javno objavljivanje ili distribuciju koju izvrši korisnik sistema ili treće lice, osim u obimu odgovornosti koja prema važećim propisima pripada obrađivaču podataka. 11. Pregled podataka drugih klubova Pristup podacima drugih klubova predstavlja povjerljivi službeni pristup. Činjenica da je određeni podatak vidljiv korisniku sistema ne daje korisniku pravo da taj podatak: * kopira; * fotografiše; * preuzima; * objavljuje; * prosljeđuje; * koristi za privatne svrhe; * stavlja na raspolaganje trećim licima. Podaci drugih klubova mogu se koristiti isključivo u obimu potrebnom za provođenje takmičenja i izvršavanje službenih ovlaštenja korisnika. 12. Prava pristupa Prava pristupa podacima dodjeljuju se prema ulozi korisnika. Klub u pravilu upravlja svojim podacima. Podacima drugih klubova može pristupati samo kada je takav pristup potreban za provođenje takmičenja. Komesar takmičenja može imati proširena prava radi: * upravljanja takmičenjem; * provjere registracija; * kontrole prava nastupa; * verifikacije podataka; * rješavanja spornih situacija. Administrator sistema ima prava potrebna za administraciju sistema. Tehnička podrška BaciPogled.ba pristupa ličnim podacima samo kada je to potrebno radi: * tehničke podrške; * dijagnostike; * otklanjanja greške; * održavanja sistema; * sigurnosnog incidenta; i samo u obimu potrebnom za izvršavanje konkretne aktivnosti. 13. Evidencija aktivnosti Sistem može evidentirati: * uspješne prijave; * neuspjele pokušaje prijave; * kreiranje podataka; * izmjene podataka; * brisanja; * promjene statusa; * registracije; * verifikacije; * generisanje dokumenata; * preuzimanje dokumenata; * druge značajne administrativne aktivnosti. Ovi zapisi mogu se koristiti radi: * sigurnosti sistema; * revizije; * utvrđivanja odgovornosti; * sprečavanja zloupotreba; * otkrivanja neovlaštenih aktivnosti; * rješavanja sporova; * dokumentovanja sigurnosnih incidenata. 14. Korisnički nalozi i lozinke Korisnički nalog smije koristiti samo osoba kojoj je dodijeljen. Zabranjeno je: * dijeljenje korisničkog naloga; * ustupanje lozinke drugoj osobi; * slanje lozinke putem grupnih poruka; * korištenje zajedničkog naloga za više osoba; * omogućavanje pristupa neovlaštenim trećim licima; * ostavljanje aktivne sesije na javnom ili nezaštićenom računaru; * čuvanje lozinke na nezaštićenom zajedničkom uređaju. Korisnik je odgovoran za radnje izvršene korištenjem njegovog naloga kada je omogućio drugoj osobi neovlašten pristup svojim pristupnim podacima. 15. Sigurnosni incidenti Svako: * neovlašteno otkrivanje; * neovlašteno pristupanje; * neovlašteno mijenjanje; * neovlašteno brisanje; * gubitak; * krađa; * preuzimanje; * javno objavljivanje; * distribucija; ličnih podataka može predstavljati sigurnosni incident odnosno povredu ličnih podataka. Svaki uočeni ili sumnjivi incident mora biti prijavljen bez nepotrebnog odlaganja nadležnom savezu, ligi, klubu odnosno drugom odgovornom licu. Kada incident uključuje tehnički aspekt sistema, potrebno je bez odlaganja obavijestiti i tehničku podršku sistema Rukomet 360. 16. Sigurnosne obaveze BaciPogled.ba BaciPogled.ba odgovoran je za sigurnost infrastrukture kojom upravlja i za provođenje odgovarajućih tehničkih i organizacionih mjera zaštite u okviru sistema Rukomet 360. To naročito uključuje: * ograničavanje pristupa tehničkom osoblju; * zaštitu korisničkih naloga; * zaštitu baze podataka; * kontrolu pristupa; * sigurnosne kopije kada su primjenjive; * zaštitu komunikacije; * praćenje sigurnosnih događaja; * reagovanje na tehničke sigurnosne incidente; * postupanje prema dokumentovanim instrukcijama kontrolora. BaciPogled.ba dužan je čuvati povjerljivost podataka kojima može pristupiti u okviru pružanja tehničke usluge. 17. Javna objava rezultata i zapisnika Kada savez, liga, klub ili druga organizacija ima potrebu javno objaviti rezultate, zapisnik ili drugi dokument vezan za takmičenje, prije objave mora procijeniti koji lični podaci su zaista potrebni za javnu svrhu. Ako dokument sadrži JMBG, datum rođenja, adresu, kontakt podatke ili druge podatke koji nisu nužni za javno informisanje, takve podatke potrebno je ukloniti ili anonimizirati prije objave. Za javnu objavu treba, kada god je moguće, koristiti posebnu verziju dokumenta namijenjenu javnosti koja ne sadrži JMBG niti druge nepotrebne identifikacione podatke. 18. Završna napomena za dokumente koji sadrže lične podatke Na dokumentima koji sadrže JMBG ili druge povjerljive lične podatke preporučuje se isticati sljedeće upozorenje: **„Dokument je generisan putem sistema Rukomet 360 i sadrži lične podatke fizičkih lica, uključujući identifikacione podatke. Dokument je namijenjen isključivo za službene potrebe takmičenja. Svako neovlašteno kopiranje, prosljeđivanje, objavljivanje ili distribucija je zabranjeno. Dokument koji sadrži JMBG ne smije se objavljivati na društvenim mrežama, web stranicama ili drugim javno dostupnim kanalima bez odgovarajućeg pravnog osnova odnosno prethodne pisane saglasnosti osobe kada je saglasnost potrebna. Prije javnog objavljivanja JMBG i drugi nepotrebni lični podaci moraju biti uklonjeni ili anonimizirani.“** 19. Završne odredbe Korištenjem sistema Rukomet 360 korisnici su dužni postupati sa ličnim podacima odgovorno i isključivo u okviru svojih službenih ovlaštenja. Svaki korisnik odgovara za obradu koju sam vrši, uključujući unos, pregled, preuzimanje, štampanje, prosljeđivanje ili objavljivanje podataka. Nadležni savez, liga ili organizator takmičenja odgovorni su za utvrđivanje svrhe i pravnog osnova obrade u okviru takmičenja. Klubovi su odgovorni za zakonitost prikupljanja i dostavljanja podataka svojih igrača i službenih lica. BaciPogled.ba odgovoran je za tehničku obradu, sigurnost infrastrukture kojom upravlja i postupanje sa podacima u skladu sa dokumentovanim instrukcijama kontrolora i važećim propisima. Podaci prikupljeni kroz sistem Rukomet 360 ne smiju se koristiti za svrhe koje nisu povezane sa registracijom, licenciranjem, organizacijom i provođenjem takmičenja, osim ako za takvu obradu postoji poseban pravni osnov.